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テレワークにおける課題をワンストップで解決するMOT/Telework

社内PCを自宅から操作可能!~安全簡単なリモートアクセス~

10月15日の東京都における新型コロナウイルスの感染者数が約2ヶ月ぶりの高水準の284人と発表されました。感染拡大は一向に収まる気配がなく、感染拡大を終息させるのではなくwithコロナニューノーマルと言った新型コロナウイルスと共に日常生活を送る動きが活発化しています。その中で、社会人の生活を大きく変化させた「テレワーク」という働き方は様々なメリットがある一方で、企業に合ったシステム導入を同時に行わないと課題も多く存在します。
そこで今回は、テレワークにおける課題と様々な課題をワンストップで解決できる弊社のMOT/Telework-モットテレワーク-というサービスをご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. withコロナやニューノーマル時代のテレワーク
  2. テレワークの課題
  3. MOT/Teleworkで解決

1.withコロナやニューノーマル時代のテレワーク

自宅から事務所へ通勤し業務を行っていた人は、必ず事務所へ出勤しなければ業務ができないという訳ではありません。実際、事務所で使用していたパソコンを持ち帰れば普段の業務と比較すると制約はありますが、在宅勤務などのテレワークは実現が可能です。4月の緊急事態宣言下の様な緊急対応的なテレワークであれば一時的な措置なので業務の制約があっても仕方ないということで済むかもしれません。
しかし、withコロナやニューノーマル時代のテレワークは短期間ではなく長期間や無期限になる可能性が高い為、制約により業務効率が下がるテレワークでは不十分となります。

2.テレワークの課題

システムの導入などを行わずにテレワークを行うと多くの企業で次のような課題が見受けられます。

業務幅

事務所内で使用しているパソコンを持ち帰って仕事を行った場合、パソコン内に保存してある資料の修正や作成の続き、新たな資料の作成は問題なく可能です。また、クラウドサービスもIDとパスワードを入力すれば、どこからでもアクセス可能です。
しかし、社内で使用していた共有フォルダや経理担当ではオンライン口座・経理/会計ソフトなどの使用可能ネットワークが制限されているサービスはパソコンを持ち帰ったところで利用することができません。


セキュリティ

パソコンを持ち帰って在宅勤務などを行う場合、社外秘の情報を事務所外に持ち出すことになります。事務所であれば、社外秘の情報を印刷して持ち帰るようなことは出来ませんが、 在宅勤務などのテレワーク中では簡単にできてしまいます。社員に流出させる悪意がなくても印刷した物を適切に処理(シュレッダーにかけるなど)しないで廃棄してしまうと思わぬところで情報が漏れてしまいます。 また、印刷などしなくても自宅のネットワークやテレワーク中に使用したWi-Fi、悪意あるメール・サイトなどからウイルス感染による内部情報の流出も発生する可能性があります。


コミュニケーション

テレワーク中のコミュニケーション問題は大きく分けて2つあります。1つは社員同士のコミュニケーションの減少です。事務所に勤務する際は、同じ社内に社員が集まっているので少し移動すれば話すことができました。また、昼休憩やトイレ・タバコなどの際に雑談をすることも可能でした。
しかし、在宅勤務などのテレワークでは社員がそれぞれの場所で勤務している為、電話やチャットといったツールを使わざるを得ませんが、個人のスマホなどを利用すると通信費が発生したり、個人のアカウントを教えたくないなどの問題も出てきます。
もう1つの問題は代表番号宛ての電話対応です。一般的なビジネスフォンでは基本的に事務所内でしか会社宛ての電話を受けることができません。その為、全ての社員をテレワークにすることができず電話のために出社する必要が出てきます。会社宛ての電話を携帯電話などへ転送するボイスワープというサービスもありますが、お客様からのお電話でも通話料が発生する費用面、1人にしか転送できないので電話対応の負担が偏るという運用面のデメリットがあります。


会議

従来、様々な場面で会議にて情報の共有や意思決定を行ってきましたが、コロナ禍のテレワークでは会議の為の出張や移動はできません。意思決定や情報の共有スピードが遅くなるという問題が出てきます。


勤怠管理

従来、タイムカードを使用して勤務時間の記録を行っていましたが、テレワークでは使用できずエクセルなどで管理することになります。しかし、エクセルでは勤務時間の嘘の報告や改ざんが可能な状態であり、上司のチェックも大変になります。

3.MOT/Teleworkで解決

MOT/Teleworkとは、テレワークに必要な様々な機能を1パッケージでご提供するサービスです。テレワークの課題ごとに機能をご紹介致します。

業務幅-VALTEC SWAN

VALTEC SWAN-バルテックスワン-とは自宅などにある個人のパソコンから事務所のパソコンへ遠隔でアクセスして操作ができるサービスです。手元のパソコンには事務所のパソコン画面が転送されているだけで、実際に作業を行っているのは事務所側のパソコンです。

VALTEC SWAN画面転送イメージ

その為、事務所のパソコンを持ち帰ってもできなかった業務をVALTEC SWANならテレワークで行うことができます。
VALTEC SWANの詳細ページ:https://www.mot-net.com/bcp/working/


セキュリティ-VALTEC SWAN

VALTEC SWANでは遠隔でアクセス中、手元のパソコンには一切に情報が残りません。また、作業中に印刷や画面のコピー(スクリーンショット)などを禁止できるシンクライアント機能も使用できるので情報漏えい防止に効果があります。
また、事務所と自宅・中継サーバーのネットワークがそれぞれ違うためウイルスやマルウェアなどの感染が広がりにくい構成になっています。

VALTEC SWANの詳細ページ:https://www.mot-net.com/bcp/working/

コミュニケーション-MOT/Phone・MOT/Cha

コミュニケーションの課題には電話機能のMOT/Phone-モットフォン-で解決することができます。MOT/PhoneとはスマホやPCにそれぞれ専用のアプリ・ソフトをインストール・設定することで事務所のビジネスフォンのように各端末を利用することができるサービスです。

簡単にスマホ・PCをビジネスフォン化するMOT/Phone

MOT/Phoneを利用することで在宅勤務などのテレワーク中でも会社宛ての電話をボイスワープを使用せずに受けることができます。事務所のビジネスフォンと同様に複数台同時に鳴動させて誰かが受ければ、他の端末は鳴り止むように事務所と同じ運用が可能になります。内線通話も利用できるので通話コストをかけず社員同士がコミュニケーションを取ることができます。
ビジネスチャットのMOT/Cha-モッチャ-では個人で利用するチャットとは別に会社用のチャットを用意することができるのでMOT/Phoneと合わせて個人の番号・アカウントを使用せずにコミュニケーションが取れるようになります。
MOT/Phoneの詳細ページ:https://www.mot-net.com/bcp/communication/


会議-WEB会議

複数人が同時に顔を合わせて情報の共有や意思決定を行う会議をWEBの画面上で行うWEB会議サービスもMOT/Teleworkのなかで、ご提供しています。

簡単ブラウザアクセスするだけWEB会議

他社サービスのようにアプリのインストールや難しい設定が不要で、利用する際はブラウザでアクセスするだけの簡単操作で利用することができます。テレワークのみならず遠方の支店などとの会議でも利用することができます。
WEB会議の詳細ページ:https://www.mot-net.com/bcp/meeting/


勤怠管理

MOT/Teleworkの勤怠管理は、スマホやパソコンから勤務時間の記録(打刻)を行うことができます。残業・有給申請などの各種申請もあり、勤務状況が全て把握できます。定時後、残業申請がされていない社員で未退勤の場合、MOT/Phoneを使用した着信アラートやMOT/Chaを使用した退勤を促すメッセージを自動で送信してくれます。
勤務時間の変更は上司の許可がなければできないので改ざんはできません。またスマホでは勤務時間と共にGPSの情報も記録できるのでテレワークに加えて直行直帰の際の嘘の報告も防ぐことができます。
勤怠管理の詳細ページ:https://www.mot-net.com/kintai-system/


この様にMOT/Teleworkは、テレワークにおける様々な課題をワンストップで解決することができるサービスです。
企業によってテレワーク中の「電話対応だけ解決したい」「情報漏えいしない仕組みで運用したい」など課題があると思いますので、それぞれに適したサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか?
MOT/Teleworkの詳細はこちら  


日付: 2020/10/19